Från plan till stängd avvikelse
PART håller ihop hela revisionen på ett ställe. Du lägger upp den mot kundens processer, dokumenterar medan du är på plats och följer avvikelserna till dess att de är stängda med underlag.
Processen är strukturen
En checklista följer standarden. En processbaserad revision följer verksamheten. PART är byggt för det andra: du lägger upp revisionen efter kundens egna processer, och kraven hängs på de processer där de faktiskt ska uppfyllas.
Det gör två saker. Revisionen blir begriplig för kunden, som känner igen sin egen verksamhet i upplägget. Och den blir jämförbar över tid, eftersom nästa revisor möter samma struktur och kan läsa förra årets iakttagelser mot årets.
Standarden försvinner inte. Varje process bär de avsnitt den berör, och du ser under arbetets gång vad som är täckt och vad som återstår.
Fem steg i samma system
Planera revisionen
Lägg upp uppdraget mot kundens processer och den standard som gäller. Sätt omfattning, tid och vilka revisorer som deltar. Planen är den struktur som resten av arbetet vilar på.
Förbered inför besöket
Kundens dokumentation, tidigare avvikelser och förra revisionens iakttagelser ligger framme. Du åker ut med hela historiken, inte med det du hann leta fram på tåget.
Genomför på plats
Iakttagelser skrivs in där de görs och kopplas till process och krav i samma anteckning. Täckningen räknas upp medan du arbetar, så du ser luckorna innan du lämnar kunden.
Rapportera
Rapporten byggs ur det som redan är dokumenterat. Du redigerar och godkänner, du skriver inte om. Avvikelser klassas och går vidare till kunden.
Stäng avvikelsen
Kunden svarar med orsaksanalys och åtgärd. Du bedömer, begär komplettering eller stänger, och underlaget ligger kvar kopplat till avvikelsen.
Allt på samma iakttagelse
En iakttagelse i PART bär sin egen kontext. Den som läser den om två år ser vad som granskades, mot vilket krav och på vilket underlag.
Process och omfattning
Vilken process granskningen gällde och vad som ingick i den. Avgränsningen står skriven, inte underförstådd.
Krav ur standarden
Vilka avsnitt iakttagelsen svarar mot. Kopplingen görs när iakttagelsen skrivs, inte när rapporten sätts ihop.
Frågor och svar
Vad du frågade och vad du fick för svar. Underlaget för bedömningen finns kvar i sin egen ordalydelse.
Underlag och bevis
Dokument, rutiner och observationer som du faktiskt tittade på. Referenserna ligger på iakttagelsen och inte i ett separat kalkylark.
Bedömning och klassning
Din slutsats, och om iakttagelsen är en avvikelse eller en notering. Klassningen följer med till rapporten och till uppföljningen.
Vem och när
Vilken revisor som skrev vad, och när. Kedjan går att följa i efterhand utan att någon behöver minnas den.
Kedjan byggs medan den skapas
Spårbarhet som sätts ihop i efterhand är en rekonstruktion. I PART uppstår den av arbetet självt.
Från krav till iakttagelse
Varje avsnitt i standarden går att följa till de iakttagelser som täcker det, i den här revisionen och i tidigare.
Från iakttagelse till avvikelse
En avvikelse pekar tillbaka på anteckningen den kom ur, inte på en omskriven sammanfattning av den.
Från avvikelse till stängning
Orsaksanalys, åtgärd, bedömning och beslut ligger i samma tråd. Du ser vad kunden lovade och vad som verifierades.
Över hela certifieringscykeln
Tre års revisioner ligger i samma struktur. Återkommande avvikelser blir synliga som mönster i stället för som en känsla.
Rapporten är inte ett eget arbetsmoment
Den vanliga ordningen är att revisorn antecknar på plats och skriver rapporten på kvällen eller på tåget hem. Samma iakttagelse passerar två gånger, i två format, och det som faller bort mellan dem märker ingen förrän ackrediteringen granskas.
I PART genereras rapporten ur det som redan är inskrivet. Du läser igenom, justerar formuleringar och godkänner. Formatet blir detsamma varje gång och för varje revisor, vilket gör rapporterna jämförbara både för kunden och för den interna granskningen.
Efterarbetet blir kortare av en enkel anledning: det finns inget att skriva av.
Vanliga frågor om upplägget
Måste vi lägga om vår revisionsmetodik för att använda PART?
Nej. PART följer den processbaserade metodik som certifieringsorgan redan arbetar efter. Det som ändras är var arbetet skrivs ned, inte hur revisionen genomförs.
Fungerar det för flera standarder i samma revision?
Ja. En process kan bära krav ur flera standarder samtidigt, vilket är hela poängen med en integrerad revision. Täckningen räknas per standard.
Vad händer om nätet inte fungerar hos kunden?
Det är en fråga vi hellre svarar på i en demo, mot er egen situation, än med ett generellt påstående här.
Kan flera revisorer arbeta i samma revision samtidigt?
Ja. Revisionsteamet arbetar i samma uppdrag och ser varandras iakttagelser, med åtkomst styrd av vilken roll varje person har.
Se en revision läggas upp
En halvtimme där vi går igenom hur en revision planeras, dokumenteras och stängs i PART. Ta med era egna frågor om metodik och drift.
Boka demo